¿Qué es un software contable? Herramientas indispensables para la eficiencia de los datos financieros

Es a partir de esta necesidad que surge el software contable, una herramienta que cuenta con más de 30 años de existencia y que ha permitido que la labor de los profesionales contables sea más rápida, precisa y confiable.

La implementación de programas de contabilidad se ha popularizado con el paso de los años debido a las múltiples ventajas que ofrecen, sin embargo, aún existen empresas y profesionales que desconocen qué es un software contable, para qué sirve y cómo les puede beneficiar, por eso, si quieres conocer más sobre este tema, en este artículo te contaremos todo lo que necesitas saber sobre estas herramientas indispensables para la eficiencia de los datos financieros.

¿Qué es un sistema contable o software contable y para qué sirve?

Un software contable o también conocido como sistema contable es un programa informático capaz de recolectar, almacenar, organizar, analizar y procesar toda la información financiera de una empresa, su objetivo principal está enfocado en sistematizar, simplificar y optimizar la actividad contable de las organizaciones.

El software contable se ha convertido en una herramienta indispensable en empresas de cualquier tamaño, pues sus funcionalidades permiten registrar, controlar y clasificar las transacciones históricas que realiza una compañía, entre ellas las compras, las ventas, los inventarios, las cuentas por pagar, los balances, las nóminas y demás.

Para las empresas pequeñas y medianas, la implementación de un sistema contable brinda la facilidad de mantener sus cuentas en orden y actualizadas, así como poder gestionar de manera eficiente su información financiera, teniendo en cuenta el seguimiento de todos sus ingresos y gastos.

Beneficios y ventajas del software contable

Actualmente, el uso de programas de contabilidad se ha convertido en una necesidad. Las tareas contables que antes eran realizadas de manera manual, hoy se llevan a cabo a través de sistemas que permiten acceder a la información de manera digital, ya sea desde un equipo local o desde un dispositivo móvil con la facilidad del almacenamiento en la nube.

Entre los beneficios y ventajas más destacadas de un sistema contable podemos encontrar:

• Optimización del tiempo: en los negocios el tiempo es dinero, por eso, uno de los más grandes beneficios de la implementación de un software contable es el ahorro de tiempo gracias a la automatización de tareas operativas. Esta funcionalidad les permite a las empresas acceder a la información con mayor agilidad, así mismo, se pueden ingresar y manejar datos de manera rápida y eficiente, manteniendo la calidad del trabajo.
   
• Mayor control y seguridad: con la transformación digital llegó la implementación de la nube y el desarrollo de programas contables online que hoy brindan la posibilidad de acceder desde cualquier lugar a la información de una empresa, permitiendo conservar seguros archivos esenciales, además de poder actualizar de manera constante y en tiempo real los datos financieros de una organización.
   
• Menos errores y mayor eficiencia: la ejecución automática de cálculos y cuentas que realizan los sistemas contables reduce el margen de error en balances e informes, permitiendo a los profesionales contables enfocar sus esfuerzos en otras tareas menos operativas, logrando aumentar la eficiencia y efectividad en la labor financiera.
   
• Control de gastos y mejor toma de decisiones: la posibilidad de acceder a información financiera actualizada y en tiempo real, le permite a los profesionales contables y gerentes analizar de manera estratégica los gastos de una empresa, logrando identificar la rentabilidad de sus inversiones o la necesidad de tomar decisiones para reducir costos.

Tipos y programas de contabilidad más conocidos

Los softwares contables, como mencionamos al inicio, se vienen desarrollando desde la década de 1990, por lo que a día de hoy, existe una amplia y variada gama en el mercado.

Al momento de elegir el sistema contable para una empresa es importante tener en cuenta las necesidades de esta, pues se pueden encontrar programas muy básicos, otros muy robustos o, incluso, se podría personalizar y ajustar el software dependiendo de los requerimientos de la compañía. Algunos tipos de sistemas contables son:

• Hoja de cálculo: es el sistema más básico, se trata de una plantilla en la que los datos son ingresados de manera manual. Suele usarse en empresas pequeñas con bajas transacciones.
   
• Programa contable comercial: son softwares genéricos, aunque poseen más funcionalidades que la hoja de cálculo, continúan en la línea de las opciones básicas para el manejo contable.
   
• Sistema contable empresarial: es un programa mucho más robusto, generalmente implementado en empresas grandes y con un nivel operativo más complejo. Este tipo de software contable permite controlar y manejar toda la información de una compañía e integrar los datos de cada área para optimizar y mejorar la gestión.
   
• Software de contabilidad de código abierto: esta es una de las opciones recomendadas para empresas pequeñas y medianas que no cuentan con grandes presupuestos. Son aplicaciones, en su mayoría gratuitas, que funcionan como alternativa a programas más robustos y costosos. Estos sistemas contables están disponibles para que cualquier usuario pueda visualizar, modificar y utilizar los datos de una empresa.
   
• Sistema de contabilidad a medida o personalizado: son programas desarrollados para satisfacer las necesidades específicas de una compañía. Al ser a medida, suelen ser más costosos y su mantenimiento requiere mayor inversión, en comparación con los demás sistemas.

Así como existen diversos tipos de sistemas contables, también podemos encontrar una amplia oferta de programas de contabilidad, entre los más conocidos están:

• Microsoft Dynamics.
• Sage One.
• Oracle EBS.
• A3.
• ANFIX.
• ContaSol.

Como has podido ver, un software contable es una herramienta indispensable para la eficiencia de los datos financieros de una empresa, de ahí la importancia que los profesionales en contaduría conozcan qué es un sistema contable y cómo aporta a su labor y al desarrollo de las organizaciones en las que se desempeñan.

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